Angebote nachfassen: Wie Lohnfertiger ihre Trefferquote messen und erhöhen
Viele Lohnfertiger wissen genau, wie viele Angebote sie schreiben, aber nicht, wie viele davon zum Auftrag werden. Ohne diese Zahl bleibt unklar, ob ein Angebot am Preis, am Termin oder an der fehlenden Rückfrage gescheitert ist. Wer die Trefferquote sauber misst und gezielt nachfasst, gewinnt Aufträge, die sonst still verloren gehen.
Ein Angebot ist verschickt. Danach passiert in vielen Betrieben nichts mehr. Kommt eine Bestellung, freut man sich. Kommt keine, fällt es oft niemandem auf. Das Angebot liegt im ERP, die Gültigkeit läuft ab, und die Arbeit von einer Stunde oder mehr ist verloren. Ob der Kunde woanders bestellt hat, das Projekt gestorben ist oder einfach niemand nachgefragt hat, weiß am Ende keiner.
Dabei ist die Trefferquote eine der aufschlussreichsten Zahlen im Vertrieb einer Lohnfertigung. Sie zeigt, wo Ihre Preise passen, bei welchen Kunden sich Angebote lohnen und welche Teile Sie besser gar nicht erst kalkulieren.
Trefferquote sauber definieren
Die Trefferquote, im Englischen Hit Rate, ist der Anteil der Angebote, die zum Auftrag werden. Klingt einfach, ist es aber nur, wenn vorher festgelegt ist, was gezählt wird. Zwei Sichtweisen sind wichtig:
Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Von 40 entschiedenen Angeboten mit zusammen 200.000 Euro werden 12 Angebote mit 30.000 Euro gewonnen. Nach Anzahl sind das 30 Prozent, nach Wert nur 15 Prozent. Der Betrieb gewinnt also viele kleine Aufträge und verliert die großen. Das ist eine ganz andere Aussage als „wir gewinnen jedes dritte Angebot“.
Wichtig ist auch, offene Angebote herauszuhalten. Wer sie als verloren zählt, rechnet sich die Quote schlecht. Wer sie ignoriert, ohne je eine Entscheidung festzuhalten, hat bald nur noch offene Angebote. Legen Sie deshalb fest, dass ein Angebot nach Ablauf der Gültigkeit ohne Rückmeldung als verloren gilt, mit dem Grund „keine Rückmeldung“.
Die Gesamtquote allein hilft wenig. Aussagekräftig wird sie erst getrennt nach Kunde und nach Teileart, etwa Drehteile, Frästeile, Baugruppen, Wiederholteile und Neuteile. Bei Wiederholteilen sollte die Quote deutlich höher liegen als bei Neuanfragen. Ist das nicht so, stimmt etwas am Preis oder am Termin.
Warum viele Betriebe ihre Trefferquote nicht kennen
Der Grund ist selten Desinteresse. Meist fehlt schlicht die Verbindung zwischen Angebot und Auftrag. Die Bestellung kommt mit eigener Bestellnummer des Kunden, manchmal mit geänderter Stückzahl oder neuem Zeichnungsindex. Im ERP wird ein Auftrag angelegt, aber nicht mit dem Angebot verknüpft. Verlorene Angebote werden gar nicht abgeschlossen, weil niemand die Absage bekommt.
Dazu kommt: Das Büro hat nach dem Versand schon die nächste Anfrage auf dem Tisch. Nachfassen steht auf keiner Liste und hat keinen festen Platz im Ablauf. Es passiert, wenn jemand daran denkt.
Gründe für verlorene Angebote erfassen
Eine Quote ohne Gründe sagt, dass etwas nicht stimmt, aber nicht was. Halten Sie deshalb bei jedem verlorenen Angebot einen Grund fest. Eine kurze, feste Liste reicht. Freitext wird nie ausgewertet.
| Verlustgrund | Woran Sie ihn erkennen | Mögliche Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Preis | Kunde nennt den Preis oder ein günstigeres Angebot | Kalkulation mit Ist-Zeiten prüfen, Staffeln oder Fertigungsweg überdenken |
| Termin | Kunde braucht die Teile früher | Liefertermin aus der Maschinenbelegung statt Pauschalwert, Teillieferung anbieten |
| Zu spät angeboten | Auftrag war schon vergeben, als das Angebot kam | Angebotsdauer messen und senken, Eingang am selben Tag bestätigen |
| Keine Rückmeldung | Gültigkeit abgelaufen, keine Antwort | Feste Wiedervorlage, Nachfassen mit konkretem Angebot |
| Projekt gestorben | Kunde hat das Vorhaben verschoben oder eingestellt | Nicht als Niederlage werten, Wiedervorlage in einigen Monaten |
| Technisch abgelehnt | Toleranz, Werkstoff oder Verfahren passt nicht | Prüfen, ob solche Anfragen künftig früh abgesagt werden |
Nach einigen Monaten zeigt die Liste ein Muster. Verliert ein Betrieb vor allem über den Termin, hilft kein Preisnachlass. Wie ein belastbarer Termin entsteht, beschreibt der Artikel Liefertermin im Angebot.
Wiedervorlage und Nachfassen
Nachfassen wirkt nur, wenn es fest geregelt ist. Klären Sie drei Fragen.
- Wann? Eine erste Wiedervorlage wenige Arbeitstage nach Versand, eine zweite kurz vor Ablauf der Gültigkeit. Bei eiligen Anfragen früher.
- Wie? Bei größeren Angeboten per Telefon, bei kleineren genügt eine kurze Mail. Wichtig ist, dass der Kontakt im System vermerkt wird.
- Durch wen? Durch die Person, die das Angebot kalkuliert hat oder den Kunden kennt. Sie kann technische Rückfragen sofort beantworten.
Entscheidend ist, was Sie sagen. Die Frage „Haben Sie schon entschieden?“ gibt dem Einkäufer keinen Grund zu antworten. Besser ist ein konkreter Mehrwert: eine verbindliche Terminzusage, weil gerade Kapazität frei geworden ist, eine Alternative beim Werkstoff, eine günstigere Staffel bei höherer Stückzahl oder ein Hinweis, wie eine Toleranz die Kosten treibt. Damit wird das Nachfassen zum Teil des Angebots, nicht zur Erinnerung.
Faustregel für das Nachfassen
Rufen Sie nur an, wenn Sie etwas Neues zu sagen haben. Wer jedes Mal einen Termin, eine Alternative oder eine technische Antwort mitbringt, wird als Lieferant wahrgenommen, nicht als Verkäufer.
Angebotsgültigkeit bewusst setzen
Die Gültigkeit ist mehr als eine Pflichtangabe. Sie schützt vor schwankenden Materialpreisen und gibt einen natürlichen Anlass zum Nachfassen. Eine zu lange Frist nimmt den Druck aus der Entscheidung, eine zu kurze wirkt unfreundlich. Wählen Sie die Frist passend zum Material und zur Auftragsart, und nennen Sie beim Liefertermin, ab wann er gilt, etwa „ab Bestellung innerhalb von zehn Arbeitstagen“.
Auswertung nach Kunde
Einmal im Quartal lohnt ein Blick auf die Quote je Kunde, nach Anzahl und nach Wert. Drei Muster sind typisch. Kunden mit hoher Quote sind oft Stammkunden, bei denen Schnelligkeit zählt. Kunden mit vielen Anfragen und sehr niedriger Quote nutzen Ihr Angebot möglicherweise nur als Vergleichspreis. Hier kann es sinnvoll sein, schneller und mit weniger Aufwand zu kalkulieren oder offen nachzufragen. Kunden mit hoher Quote nach Anzahl, aber niedriger nach Wert geben Ihnen die kleinen Teile und vergeben die großen woanders.
Wie viel Zeit ein einzelnes Angebot kostet, zeigt der Artikel Angebotskalkulation in der Lohnfertigung. Zusammen mit der Trefferquote ergibt sich, was ein gewonnener Auftrag im Büro tatsächlich kostet.
Wie Forbach AI das unterstützt
In Forbach AI ist jedes Angebot mit seiner Anfrage und dem späteren Auftrag verknüpft. Nach dem Versand legt das System eine Wiedervorlage an. Gewonnene und verlorene Angebote werden mit Grund erfasst, die Trefferquote steht nach Anzahl und Wert je Kunde bereit. Über das Kundenportal kann der Kunde ein Angebot per Klick bestellen und Wiederholteile nachbestellen. Ihr ERP bleibt, wie es ist, mehr dazu unter Software über dem ERP.
Häufige Fragen
Was ist die Trefferquote bei Angeboten?
Die Trefferquote ist der Anteil der entschiedenen Angebote, die zum Auftrag werden. Sie lässt sich nach Anzahl der Angebote und nach Angebotswert berechnen. Beide Werte zusammen zeigen, ob Sie eher kleine oder große Aufträge gewinnen.
Wann sollte ein Lohnfertiger ein Angebot nachfassen?
Bewährt hat sich eine erste Wiedervorlage wenige Arbeitstage nach dem Versand und eine zweite kurz vor Ablauf der Gültigkeit. Bei eiligen Anfragen entsprechend früher. Entscheidend ist, dass der Termin fest im Ablauf steht.
Was sage ich beim Nachfassen eines Angebots?
Bringen Sie einen konkreten Mehrwert mit, etwa eine verbindliche Terminzusage, eine Alternative beim Werkstoff oder eine günstigere Staffel. Die bloße Frage, ob schon entschieden wurde, gibt dem Einkäufer keinen Grund zu antworten.
Gibt es Software, die Wiedervorlage und Trefferquote automatisch erfasst?
Ja. Forbach AI legt nach dem Versand eine Wiedervorlage an, erfasst Verlustgründe und zeigt die Trefferquote nach Anzahl und Wert je Kunde. Das bestehende ERP bleibt dabei unverändert.
Über den Autor
Sascha P. Forbach ist Gründer von Forbach & Partners und Software-Architekt von Forbach AI. Seit zwölf Jahren berät er produzierende Betriebe zu Prozessqualität und Abläufen. Mehr über uns