Angebotskalkulation in der Lohnfertigung: Wo die 70 Minuten je Position hingehen

Eine Anfrage kommt per Mail: drei Zeichnungen als PDF, ein STEP-Modell, gewünschte Stückzahlen 10, 50 und 200, Liefertermin „schnellstmöglich“. Was danach passiert, sieht in den meisten Lohnfertigungen ähnlich aus. Jemand im Büro oder in der Arbeitsvorbereitung öffnet die Zeichnung, tippt Zeichnungsnummer, Werkstoff und Maße ab, sucht nach einem ähnlichen Teil, schätzt Rüst- und Bearbeitungszeiten, fragt Material und Fremdleistungen an, rechnet Staffelpreise und schreibt am Ende das Angebot. Bei einem Teil mit mehreren Positionen ist ein halber Tag schnell weg.

Wir haben bei einem Lohnfertiger den Ablauf einer Angebotsposition Schritt für Schritt aufgenommen. Ergebnis: rund 70 Minuten je Position, vom Öffnen der Mail bis zum versendeten Angebot. Die Zahl ist kein Branchendurchschnitt, sondern eine einzelne Ist-Aufnahme. Sie deckt sich aber mit dem, was wir in Gesprächen mit anderen Betrieben hören. Und sie zeigt vor allem eines: Der eigentliche Kern der Kalkulation, die Entscheidung über Fertigungsweg und Preis, ist nur ein kleiner Teil davon.

Die Schritte einer Angebotsposition

Die folgende Tabelle zeigt die typischen Schritte und ordnet sie ein. „Routine“ heißt: Die Arbeit folgt festen Regeln und braucht kein Fertigungswissen. „Fachlich“ heißt: Hier entscheidet die Erfahrung des Kalkulators.

Wer die Minuten aus seinem eigenen Betrieb in diese Tabelle einträgt, sieht meist dasselbe Bild: Die fachlichen Schritte machen einen kleineren Teil der Zeit aus, als man vermutet. Der Rest ist Übertragen von Informationen von einem Ort an den anderen.

Warum die Angebotszeit über Aufträge entscheidet

Der Zeitaufwand wäre nur ein Kostenthema, wenn jede Anfrage zum Auftrag würde. Das ist in der Lohnfertigung nicht so. Ein Einkäufer fragt oft mehrere Betriebe an, und nur einer bekommt den Auftrag. Jede Stunde für ein Angebot, das verloren geht, ist damit reine Gemeinkosten.

Wichtiger ist die zweite Folge: Wer langsam anbietet, verliert Aufträge, bevor über den Preis gesprochen wird. Technische Einkäufer stehen selbst unter Termindruck. Kommt ein plausibles Angebot nach einem Tag, wartet selten jemand eine Woche auf das zweite. Ausländische Anbieter mit eigenen Kalkulationsabteilungen sind hier oft schneller, nicht unbedingt besser. Ein deutscher Lohnfertiger kann gegen deren Stundensätze nicht antreten, gegen ihre Reaktionszeit sehr wohl.

So messen Sie die Zeit je Angebotsposition

Eine belastbare Zahl bekommen Sie mit wenig Aufwand. Bewährt hat sich ein einfaches Vorgehen über zwei Wochen:

1. Eine Liste neben dem Bildschirm. Für jede Angebotsposition Start- und Endzeit notieren, dazu die Zahl der Positionen je Anfrage. Unterbrechungen grob abziehen.
2. Die Schritte trennen. Bei fünf bis zehn Positionen zusätzlich festhalten, wie viel Zeit auf Erfassen, Suchen, Kalkulieren, Anfragen und Schreiben entfällt.
3. Wiederholteile getrennt zählen. Ein Wiederholteil mit unverändertem Index sollte in wenigen Minuten angeboten sein. Dauert es länger, liegt das Problem beim Finden, nicht beim Kalkulieren.
4. Hochrechnen. Minuten je Position mal Positionen pro Woche ergibt die Bürozeit für Angebote. Mit dem Stundensatz des Büros multipliziert sehen Sie die Kosten.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: 25 Positionen pro Woche, 70 Minuten je Position und 45 Euro je Bürostunde ergeben gut 125 Stunden und rund 5.600 Euro im Monat. Das sind rund drei Viertel einer Vollzeitstelle, die nur Angebote schreibt.

Wo sich Zeit sparen lässt und wo nicht

Die fachlichen Entscheidungen sollten beim Menschen bleiben. Ob ein Teil auf der 5-Achs-Maschine in einer Aufspannung oder auf zwei Maschinen gefertigt wird, ist Erfahrung und oft auch Strategie. Software kann hier Vorschläge machen, aber keine Verantwortung übernehmen.

Die Routine dagegen lässt sich weitgehend abnehmen:

• Zeichnungsdaten auslesen statt abtippen: Zeichnungsnummer, Index und Werkstoff aus dem Schriftfeld, Abmessungen aus dem STEP-Modell.
• Wiederholteile automatisch erkennen und das letzte Angebot mit den damaligen Ist-Zeiten anzeigen.
• Zeiten vorschlagen aus ähnlichen Teilen und den echten Zeiten aus der Halle, nicht aus Tabellenwerten.
• Staffelpreise und Angebot aus dem bestätigten Arbeitsplan direkt erzeugen.
• Liefertermin aus der tatsächlichen Maschinenbelegung ableiten statt aus dem Bauchgefühl.

Wie Zeiten realistisch geschätzt werden, beschreibt der Artikel Rüst- und Stückzeiten schätzen. Was Software beim Auslesen von Zeichnungen heute leistet und wo sie an Grenzen stößt, steht unter Zeichnungen aus PDF und STEP auslesen.

Ein realistisches Ziel

Wie viel Zeit sich sparen lässt, hängt vom Teilespektrum ab. Bei einfachen Drehteilen mit sauberen Zeichnungen ist mehr möglich als bei komplexen Baugruppen mit Sonderwünschen. Seriös ist deshalb nur eine Aussage, die auf Ihren eigenen Zeichnungen beruht. Rechnen Sie in einer ersten Abschätzung mit mehreren Anteilen, etwa 40, 60 und 75 Prozent der Routinezeit, und prüfen Sie, ab welchem Anteil sich eine Investition trägt.

Unabhängig von der Software lohnt sich die Messung immer. Wer weiß, dass ein Angebot 70 Minuten kostet, entscheidet bewusster, welche Anfragen er überhaupt bearbeitet, und bei welchen er schneller sein muss als alle anderen.

Häufige Fragen

Über den Autor

Sascha P. Forbach ist Gründer von Forbach & Partners und Software-Architekt von Forbach AI. Seit zwölf Jahren berät er produzierende Betriebe zu Prozessqualität und Abläufen. Mehr über uns